به نظر شما ورک فلو یا گردش کار به چه شکلی می‌تواند در مسیر و روند فعالیتها استفاده شود تا بهره‌وری مجموعه شما را افزایش دهد؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم که گردش کار اگر به شکل صحیح و به جا استفاده شود، کمک می‌کند تا کارهای روتین و معمول مجموعه خود را به صورتی کاملا استاندارد و خودکار انجام دهید و انرژی و وقت خود را به انجام فعالیتهای مهم‌تر اختصاص دهید.
حال این سوال پیش می‌آید که چرا وجود آن برای تمام شرکت‌های بزرگ و کوچک لازم است؟ برای کسب اطلاعات کامل در این زمینه قصد داریم تا نگاه جامعی به سیستم بهینه ساز گردش کار داشته باشیم.
ورک فلو چیست؟
ورک فلو (Workflow) یا همان گردش کار (Workflow Automation) به سلسله مراتبی از کارها و وظایفی اطلاق می‌شود که می‌بایستی به شکل کاملا منظم انجام شوند. هدف استفاده از گردش کار در سیستم شرکت‌ها و منابع سازمانی، می‌تواند جهت ساماندهی تولید، ارائه خدمت و پردازش داده ها باشد. در یک تعریف کلی و مفید دیگر می‌توان آن را یک مسیر ادامه‌دار از فرایند‌ها و مراحلی دانست که می‌بایستی در یک روند کاملا خاص و توصیه شده تکمیل شوند.
حال اگر بخواهیم به سوالی که در انتهای بخش قبل مطرح شد پاسخ دهیم باید بگوییم که بله در عصر حاضر استفاده از ورک فلو برای تمام شرکت‌ها و مجموعه‌های بزرگ و کوچک کاملا ضروری و کمک کننده است. در واقع گردش کار در بهبود و پیشبرد روند کاری کمک شایانی دارد، کیفیت کارها را بالا می‌برد و در وقت، انرژی و هزینه‌ها صرفه جویی می‌کند.
گردش کار بهینه و اصولی مدیریت کارها را موثر‌تر کرده و به همکاران یک مجموعه امکان هماهنگی بیشتری می‌دهد. پس می‌توان گفت این فرایند یک اصل ضروری برای بهبود فعالیت همه سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌باشد.
آشنایی بیشتر با ورک فلو
برای اینکه مفهوم گردش کار را بیشتر درک کنید با چند مثال ساده درک آن را برایتان واقعی‌تر خواهیم کرد. بازی‌های کامپیوتری به شکلی هستند که مرحله به مرحله پیش می‌روند تا به مرحله پایان و نهایی برسند. در واقع گردش کار هم به شکلی است که گام به گام پیش می‌رود تا وظایف تعریف شده در آن تمام شوند تا به هدف اصلی دست پیدا کند.
مثلا یک فروشگاه اینترنتی کیف و کفش یا لباس با ترافیک بالای کاربر را در نظر بگیرید، روزانه تعداد بسیار بالایی سفارش خرید دارد که با استفاده از ورک فلو، فرایند سفارشات با سرعت بالایی پردازش می‌شوند.
انواع ورک فلو در سیستم گردش کار کسب و کارها
با وجود تنوع کسب و کارها، انواع ورک فلو با ساختار‌های متفاوتی وجود دارد. برخی از آن‌ها ساختار تعریف شده و منظم و برخی دیگر بدون ساختار مشخصی هستند. به طور کلی اگر ساختار و بدنه اصلی گردش کار را کنار بگذاریم هر زمان در فرایند‌های سیستمی و شرکتی، وظایف به توالی و ترتیب خودکار و منظمی در حال انجام باشند، گردش کار برای آن سیستم کاربردی است.
در حال حاضر ۳ نوع گردش کار برای انجام فعالیتها و امورات سازمان‌ها و افراد تعریف شده است.
ورک فلو فرآیندی به چه نوعی گفته می شود؟
در مجموعه‌هایی که یک سری وظایف تکراری و قابل پیش‌بینی دارند، گردش کار فرایندی استفاده می‌شود. این بدان معناست که قبل از شروع کار، به مسیر پیش رو اشراف کامل دارید. تمامی درخواست‌های خرید اینترنتی در سیستم فرایندی جای می‌گیرد زیرا با شروع درخواست، فرایند گردش کارهای خرید مربوطه با میزانی تغییرات سازماندهی و تعیین می‌شود و به راحتی قادر خواهید بود میلیونها درخواست و سفارش را با یک فرایند واحد سفارشی سازی کنید. نرم‌افزارهایی چون BPMS و CRM خودکار سازی این سیستم بهترین عملکرد را دارند.
یک مثال ساده برای این نوع گردش کار، پروسه خرید انلاین است که در صورتی خرید موفقیت آمیز می‌شود که مراحل مختلف آن به ترتیب انجام شود.
مراحل تعریف شده گردش کار فرایندی در خرید انلاین به شکل زیر است:
- ورود به سایت فروشگاه مورد نظر
- جستجوی برای خدمت یا محصول مد نظر
- انتخاب و افزودن به سبد خرید
- ثبت کردن سفارش و ورود دقیق اطلاعات پرداخت
- تایید و پرداخت
- ارسال محصول به آدرس مشتری
تمامی مراحل با یک ورک فلو واحد مدیریت و پشتیبانی می‌شود که هر مرحله یک ورودی و خروجی دارد که بعد از انجام به مرحله بعد منتقل می‌شود.
ورک فلو موردی چیست؟
در این نوع از گردش کار در ابتدای شروع پروژه نمی‌توانید مسیر مشخص و تعیین شده‌ای را در نظر بگیرید و تنها در زمان فعالیت و روال کار و جمع اوری اطلاعات و داده ها به مرور، مسیر اصلی مشخص می‌شود. برای مثال تیکت‌های پشتیبانی سایت‌ها و هم‌چنین مطالبات بیمه‌ای متنوع کاربران از موارد گردش کار موردی هستند که جزییات تقاضاها در ابتدا مشخص نیست.
از گردش کار موردی هم می‌توان جهت پشتیبانی از میلیونها تقاضا استفاده کرد اما برای پیشبرد درست و مسیر هدف به حضور انسان و یا ربات هوشمند پشتیبان نیاز می‌باشد. برای درک بهتر مسیر گردش کار موردی به مراحل یک مطالبات بیمه‌ای در این قسمت دقت کنید.
- دریافت مطالبه: کاربر در ابتدا درخواست مورد نظر خود را از طریق ایمیل، تماس تلفنی و یا پلتفرم‌های انلاین برای متصدی شرکت بیمه ارسال می‌کند.
- ثبت مطالبه و اطلاعات: برای ثبت مطالبه نیاز به اطلاعات شخصی مانند نام و نام خوانوادگی، کدملی و شماره بیمه و شرح نوع درخواست بیمه است تا به طور کامل در سیستم مدیریت ثبت شود.
- بررسی و پاسخگویی: مطالبه بیمه در این مرحله به کارشناس بخش مورد نظر ارجاع می‌شود تا با مطالعه و بررسی و مطالبه مورد نظر تایید شود.
- تعیین راه حل: کارشناس بیمه با توجه به شرایط و اظهارات، راه حل مناسب را تعیین می‌کند.
- حل مشکل: بعد از تعیین راهکار مورد نظر، کارشناس بیمه موظف است تا با اجرای راه‌حل مشکل مطالبه را حل کند.
- بستن مطالبه: بعد از حل مشکل، وضعیت مطالبه بسته می‌شود.
ورک فلو پروژه‌ای چه نوعی از ورک فلو است؟
پروژه‌های شرکتی و سازمانی یک پروسه ساختار یافته دارند اما این دست از ورک فلوها نیاز به انعطاف پذیری بیشتری دارند تا بتوان توالی مورد نیاز تکمیل پروژه را پیش بینی کرد. یک مثال ملموس جهت درک این نوع گردش کار، انتشار نسخه جدید از یک محصول است. برای اینکار نیاز به اندکی توجه و دقت است تا بتوان مراحل مورد نظر برای انتشار محصول را برنامه ریزی کرد.
نکته قابل توجه برای گردش کارهای پروژه ای این است که فقط به درد همان پروژه می‌خورند و استفاده دوباره‌ای از آن نمی‌شود.
مثال آشکار و قابل درک برای این سیستم گردش کار، انتشار یک وب‌سایت است. برای اینکار به راحتی می‌توان تمام مسیر را پیش‌بینی و برنامه ریزی کرد اما در طول راه به احتمال زیاد ایده‌های جذاب تری پیدا می‌کنید و می‌بایستی ایده‌های جدیدتان را در گردش کار وب‌سایتتان اعمال کنید.
در گردش‌کار انتشار پروژه یک وب سایت مراحل زیر قابل پیش‌بینی و برنامه ریزی است:
- بررسی نیاز مشتری و بازار هدف جهت طراحی وب سایت
- تعریف و تدوین ایده‌ها
- طراحی و توسعه برنامه‌ها
- آزمون و خطا و ارزیابی کلی از عملکرد وب‌سایت
- ارائه گزارش و نتیجه به مشتری و کاربران
- اعمال ایده‌ها و تغییرات و بروزرسانی ها
- پشتیبانی و خدمات سایت
در این مقاله اطلاعات کاملی در مورد ورک فلو یا گردش کار و انواع مختلف آن ارائه شد. منظور از گردش کار پروسه و فعالیتهای منظم و خودکاری است که در جهت یک هدف خاص انجام می‌شود. گردش کار فرایندی، موردی و پروژه ای سه نوع از کاربردی‌ترین گردش کارها جهت ساماندهی فعالیتها و پروژه‌ها هستند که در وقت، و انرژی و هزینه سازمان‌ها و شرکت‌ها صرفه جویی می‌کنند. برای دریافت مشاوره دیجیتال مارکتینگ، طراحی سایت و برندسازی با مهندس پویا قندی تماس بگیرید.
دیدگاهتان را بنویسید